當簡報在準備時，草稿經常需要傳給許多相關成員預先檢視並提供修改意見，一開始還能用E-Mail傳遞，但隨著檔案越來越大，就必須使用FTP、USB隨身碟等方法來複製檔案。PPTminimizer與Sun Presentation Minimizer正是用來解決這個煩人問題的解決工具。
PPTminimizer是商用軟體，費用29.95歐元。安裝後可以有12天的評估時間，執行後指定好要轉檔的檔案後，按一個鈕就可以壓縮檔案了。Sun Presentation Minimizer(SPM)則是適用於OpenOffice.org 2.3以上與StarOffice 8的擴充軟體。
操作步驟如下：
1.下載Sun-Presentation-Minimizer_Win32Intel.oxt(另有Linux、Solaris等版本可下載)
2.快點滑鼠左鍵二下，執行已下載的『sun-presentation-minimizer.oxt』檔案。
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3.可以看到安裝的選項，在這裡點選『確定』進行安裝。 |
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4.將捲軸向下捲動並詳細的閱讀授權相關的條款後，再按下『接受』。 |
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5.安裝完成後，直接選按『關閉』即可。 |
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| 6.開啟 OpenOffice.org 的 Impress，可以看到『Sun Presentation Minimizer』的工具列，然後開啟『欲壓縮的檔案』，再依下列步驟進行！ |
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| 7.選按了工具列中的『最小化簡報』的按鈕，將會開啟下列畫面，接下來只要按步驟依序設定即可。 |
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| 先設定『最佳化』的選項，接下來按『繼續』。 |
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| 8.選擇要刪除的投影片，然後按『繼續』。 |
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| 9.設定圖片的壓縮率，然後按『繼續』。(圖片的壓縮率建議不要設太大，避免失真情形太嚴重) |
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| 10.選擇 OLE 物件選項設定，然後按『繼續』。 |
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11.選擇檔案變更後的處理方式，然後按『完成』。(為避免原始檔案毀損，建議選擇『複製簡報後套用變更』) |
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12.將檔案以另存新檔的方式儲存並勾選自動加上副檔名。 |
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13.電腦會將簡報進行壓縮，壓縮完成後可以看到檔案的容量已變小，最後按『確定』即完成。 |
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14.檔案壓縮完成。 |
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| 小編使用一檔案大小為7,768,064位元組的PPT檔，分別用PPTminimizer與SPM執行後比較如下（皆使用預設選項）： |
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| 小編還是鼓勵您使用 OpenOffice.org，終究它是自由軟體，不需要費用的，而且它對 ODF 的支援應該是比較完整的。因此SMP自然會是小編的推薦了。 |
